Selve opsætningen, administrationen og udsendelsen af nyhedsbrevet er faktisk ret nemt, hvis du bruger et værktøj som eksempelvis Mailchimp. Det er gratis at benytte, så længe du har under 2000 modtagere, og gratisversionen indeholder de vigtigste værktøjer, du skal bruge for at komme i gang. Der er dog andre krav også. Vil du f.eks. have forskellige audiences (f.eks. sorteret efter sprog, kan du ikke nøjes med gratis-versionen).

Du kan sætte specialdesignede opskrivningsformularer op på din hjemmeside eller sociale medier, så de besøgende, der tilmelder sig der, kommer direkte ind på din liste i Mailchimp (det gøres under afsnittet ”Audience” i Mailchimp.

Du kan segmentere dine modtagere i forskellige kategorier, og du får adgang til statistik på, hvor godt dine nyhedsbreve klarer sig. Du kan f.eks. se, hvor mange, der har åbnet nyhedsbrevet, hvor mange, der har klikket på et link i det, og hvor mange, der har afmeldt sig. Statistikken er vigtig, for den gør dig klogere på hvad, der virker bedst. Simple ændringer i hvordan du sætter nyhedsbrevet op grafisk, hvilken type overskrift du bruger, eller hvad du vælger som indhold, kan i nogle tilfælde fordoble antallet af interaktioner. Du kan også sætte dit nyhedsbrev op til at blive genudsendt til dem, der ikke åbnede det første gang – evt. med en ny, tilpasset overskrift.

Hvis du pludselig får mange afmeldinger, når du sender dit nyhedsbrev ud, kan det også være en indikator på, at du enten sender for mange nyhedsbreve ud, eller at indholdet ikke er spændende nok. Udover at du selvfølgelig helst ikke vil miste for mange af dine modtagere, kan det også blive et problem i forhold til Mailchimp, hvis det står rigtig skidt til. Hvis Mailchimp vurderer, at du spammer folk, kan den sætte begrænsninger op for dig, så du i en periode kan sende færre mails ud. Dette er en risiko, hvis du har betalt for dine emailadresser gennem en konkurrencehjemmeside og pludselig får 1000 afmeldinger fra folk, der reelt aldrig var interesserede i at få dit nyhedsbrev alligevel.