Projektledelse

Det er både enkelt og overskueligt at opsætte og anvende, og hvis du bruger det rigtigt, kan det være en stor hjælp i din hverdag.

Projektstyring med Asana kan bruges til en bred vifte af opgaver – både daglige driftsopgaver og større projekter (som f.eks. projekter med at få bygget en ny fløj på dit hotel eller en swimmingpool på din campingplads). Samtidig fungerer programmet virkelig godt som en overskuelig og lettilgængelig to-do-liste, så hvis du er træt af at gå rundt og prøve at huske på alle dine opgaver, eller hvis du har dem stående i en notesbog eller et worddokument, så er det alene en god grund til at prøve Asana.

Asana fungerer ved, at du opretter de projekter, du arbejder med. Hvert projekt kan få tilknyttet en række underopgaver og milepæle. Du kan løbende tilføje og fjerne disse. De forskellige opgaver kan så fordeles mellem de kollegaer, der skal stå for dem, hvorefter de så dukker op i deres personlige Asana.

Under ”My tasks”-fanen kan du se alle de opgaver du har - samt tilføje nye efter behov. Hver opgave kan tilknyttes et projekt og en deadline. Hvis du vælger at sortere dine opgaver efter dato, kan du på den måde få et hurtigt overblik over, hvad du har af opgaver den næste tid fordelt over alle dine projekter.

Du kan let tilføje nye opgaver (også opgaver der ligger uden for de oprettede projekter), og det er nemt at ændre dato på dem, hvis deadline skal rykkes. Når en opgave er klaret, kan du klikke på en knap, og så forsvinder den ud af køen.

De enkelte opgaver kan også sættes til at blive gentaget, så de, når du tjekker dem af som overstået, ryger tilbage i opgavekøen på deres respektive plads i forhold til, hvornår den skal laves igen. Dette vil typisk være tilfældet for en række driftsopgaver (som f.eks. rengøring af toiletter eller indberetning af regnskaber).

Opgaver kan redigeres og trækkes rundt i programmet og derved omplaceres. Der kan også uploades filer til de enkelte opgaver, sættes farvekoder mm. Det er i det hele taget både anvendeligt og intuitivt nemt at gå til.

Endelig giver værktøjet også et godt overblik over, hvad dit team arbejder med samt hvad status er på de enkelte projekter.

Fordele og ulemper

Der eksisterer en gratis prøveversion med de basale funktioner såsom oprettelse af et team, opgaver og styring af projekters milepæle.

Hvis du vil have adgang til programmets avancerede funktioner såsom Gantt charts eller interaktion med andre programmer, skal du opgradere til betalingsversionen. Det er vigtigt, at du husker rent faktisk at bruge programmet. Både at sætte dine opgaver op samt at krydse dem af, når de er overstået.

Sådan kommer du i gang

Du opretter dig som bruger på asana.com ved at indtaste e-mailadresse, brugernavn og adgangskode. Når først du er oprettet som bruger, kan du invitere flere brugere til profilen.